16. Okt. 2013 7 min read Apotheke

Was macht man eigentlich so als Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte?

Salben anrühren, bedienen, Medikamente verkaufen… Diese Stichworte habt ihr sicher im Kopf, wenn ihr die Berufsbezeichnung hört oder lest. Aber das ist falsch!
Eine PKA ist keine PTA. Letzteres steht übrigens für Pharmazeutisch-technische Assistentin. Eine PTA stellt Rezepturen her, bedient, verkauft Medikamente. Wie ein Apotheker gehört eine PTA (oder ein PTA, gibt schließlich auch männliche) zum pharmazeutischen Personal – eine PKA jedoch nicht. Das bedeutet: sie darf keine pharmazeutischen Arbeiten ausführen. Hilfsarbeiten ja, aber nicht eigenständig.

Bereits vor vielen Wochen habe ich euch einen Artikel zu meiner Ausbildung versprochen. Jetzt wird es endlich mal Zeit, denn immerhin arbeite ich seit Juli nicht mehr. Zum Glück aber habe ich noch einen Text von mir auf dem Computer. Beim Kopieren aus der PDF-Datei sind nur irgendwie die Punkte über den Umlauten etwas verrutscht. Im Textfeld hier hinten bei WordPress sieht aber alles normal aus. Übrigens habe ich die Zeitform unverändert gelassen, da ich zum Zeitpunkt des Schreibens noch in der Ausbildung war bzw. in der Apotheke gearbeitet habe.

Manchmal berichte ich in der Schule von der Ausbildung und freue mich, wieder etwas darüber erzählen zu können. So vergesse ich wenigstens nicht alles, was ich während der Ausbildung gelernt habe. 🙂

Während das pharmazeutische Personal im Verkauf und in der Beratung tätig ist und Rezepturen anfertigt, arbeitet die PKA im Hintergrund und sorgt dafür, dass neue Ware reinkommt bzw. die Kunden ihre Bestellungen auch erhalten. Die PKA gehört zum nicht- pharmazeutischen Personal. Zu ihrem Aufgabenbereich zählen zum Beispiel der Wareneingang, das Warenlager, Erstellung von Rechnungen und das Bearbeiten von Retouren.
[1. Der Text ist in der Gegenwart geschrieben, da ich zum Zeitpunkt des Schreibens noch in der Ausbildung war bzw. in der Apotheke arbeitete]Bei mir beginnt ein typischer Arbeitstag zwischen viertel nach 8 und halb 9. Dann hole ich erstmal die Wannen aus dem Keller. Die Fahrer unserer beiden Großhändler schließen dort die Sendungen vom Vorabend ein. Währenddessen startet der Computer. Bevor ich jedoch die Nachlieferungen raussuche, fülle ich meistens noch die Proben im HV-Tisch[2. HV = Handverkauf] auf. So sind wieder neue Bonbons und Taschentücher griffbereit, um sie den Kunden mitgeben zu können.

WARENEINGANG
Nun widme ich mich meinen Wannen. Hierfür nehme ich mir die Bestellzettel, auf denen notiert ist, in welcher Sendung was drin sein muss. Nun arbeite ich mich durch die Sendung durch und suche jede Bestellung einzeln heraus. Ich scanne sie im entsprechenden Auftrag am Computer ein. Dabei trage ich auch das Verfallsdatum ein. Das ist ganz wichtig, denn es kommt schonmal vor, dass ein Kunde ein besonders langes Verfallsdatum wünscht. Ist das Datum auf der Packung für den Kunden zu kurz, rufe ich beim Großhandel an und erkundige mich, ob sie ein Präparat mit längerem Verfall haben. Außerdem kann es auch sein, dass das Verfallsdatum generell zu kurz ist. Verfällt das Medikament demnächst, muss es retourniert werden.
Die fertig eingescannten Bestellungen lege ich zusammen mit ihren zugehörigen Zetteln und Abholnummern rechts von mir hin. So kann die Apothekerin alles nochmals kontrollieren und auf den endgültigen Platz im Abholregal legen. Kunden, die vorbeikommen und etwas bestellen, erhalten immer eine Abholnummer, die sie nach Möglichkeit beim Abholen mitbringen sollen. So kann die PTA oder Apothekerin die Bestellung schneller finden. Telefonisch bestellte Ware oder Ware, für die der Kunde keine Nummer erhalten hat, werden in ein gesondertes Regal gelegt nach dem Wareneingang. Auch die Abholzettel für Kühlartikel liegen extra. Der Sinn ist, dass man nicht unnötig lange suchen muss.
Sind die Nachlieferungen aus der Sendung raus, scanne ich den restlichen Inhalt aus der Wanne ein. Beim Wareneingang ist neben dem Verfallsdatum auch auf die richtige Menge der Packungen zu achten. Sind 10 Packungen Aspirin bestellt, müssen auch 10 in der Sendung sein. Ist das nicht der Fall und es sind weniger, muss die Fehlmenge retourniert und natürlich auch nachbestellt werden.
Statt Kapseln sind Tabletten geliefert worden? Auch dies ist ein Fehler, der retourniert werden muss. Weitere Fehler, auf die man unbedingt achten muss, sind Beschädigungen der Packungen und eine Rechnung oder gar komplette Sendung, die nicht für uns bestimmt ist. Bei letzterem sollte unbedingt der Großhandel informiert werden. Auch bei Fehlern, die einen für einen Kunden bestellten Artikel betreffen, ruft man besser direkt nach Entdeckung dort an, sodass man abklären kann, ob die richtige Ware bei der nächsten Sendung bei ist oder sogar als sogenannten „Blitz“ geschickt wird, falls der Kunde in Kürze kommen möchte.
Die eingescannte Ware lege ich nach links. Dort lege ich sie schließlich ordentlich hin und lege ihre zugehörigen Kärtchen drauf, damit meine Kolleginnen oder ich sie an ihren Platz im Schub räumen können.

POS UND POR
Die Kärtchen dienen dazu, neue Ware zu bestellen. Das Verfahren nennt sich POR. Mittels eines speziellen Lochers werden die PZN eingestanzt und so lesbar für das am Computer angeschlossene Lesegerät gemacht. Zudem kleben Etiketten auf den Kärtchen. Darauf steht der Name des Präparats, der Hersteller, Preis, Packungsgröße und die PZN. Seit einiger Zeit gibt es außerdem noch den QR-Code auf den Etiketten. Das macht den Gebrauch des Kartenlesegerätes unnütz. Der Code lässt sich so ganz einfach mit dem Scanner einlesen.
Zusätzlich werden Punkte in verschiedenen Farben aufgeklebt. Blaue Punkte bedeuten z. B., dass die Packung in der Sichtwahl[3. Das ist der Bereich hinter dem HV-Tisch. Der Kunde sieht zwar die Packungen im Regal, aber kann sich nicht selber entnehmen.] steht. Ein schwarzer Punkt zeigt an, dass sich noch mehr im Übervorrat befindet. Rote Punkte mit einer Zahl, zum Beispiel 2x, machen darauf aufmerksam, wieviele Packung im Schub liegen müssen. Grüne Punkte stehen für Antidote[4. Gegengifte].

Die Lagerorte wie Sichtwahl, Übervorrat oder Hauptalphabet werden im PC vermerkt. So werden diese Artikel automatisch nachbestellt, ohne, dass man vorher das Kärtchen ziehen muss. Ab einem bestimmten Bestand meldet der Computer bei der regelmäßigen Bestellung, dass etwas nachbestellt werden muss. Auch diese Lagerorte sind im Computer zu den einzelnen Artikeln gespeichert.
Regelmäßig werden neue Artikel an Lager gelegt. Hierfür müssen neue Kärtchenetiketten gedruckt werden. Nach Bearbeitung der Novis werden diese dann alphabetisch einsortiert.
POR steht für Point of Reorder und zeigt somit den Zeitpunkt an, an dem nachbestellt werden soll. POS bedeutet Point of Sale, also Verkaufspunkt.

BESTELLUNG BEIM GROSSHANDEL
Zu bestimmten Zeitpunkten wird die Bestellung für den Großhandel am Computer via Internet bereitgestellt. Bestellungen an der Kasse rutschen automatisch in den entsprechenden Auftrag. Kärtchen, die gezogen werden, stecken die Kolleginnen in ein Kästchen. Daraus entnehme ich schließlich die Kärtchen, um sie wiederum in das Lesegrät zu stecken, damit ich die Ware neu bestellen kann. Hierzu suche ich mir den Auftrag raus, der gerade benötigt wird. Nachdem alle Kärtchen eingelesen sind, drücke ich auf Enter und bestimme nun die Menge, die bestellt werden soll. Dabei orientiere ich mich an der Statistik der Vormonate. Wie oft ist ein Artikel gegangen? Wie oft wird er benötigt? Wird er überhaupt benötigt?

Zur Bestellzeit klingelt der Großhandel automatisch durch und alle wissen, dass nun bestellt wird. Ich drücke auf Senden und der Großhandel ruft die Bestellung ab. Am Ende zeigt er mir an, welche Artikel nicht mitkommen. Auf den Kundenbestellungen vermerke ich das Kürzel der Großhandlung, die Bestellzeit und mache, wenn der Artikel defekt ist, das entsprechende Zeichen (Ø). Defekte Artikel werden zum anderen Großhandel „rübergeschaufelt“ und dort bestellt. Ist die Bestellung für den Kunden auch dort nicht lieferbar, wird nach einer Alternative gesucht. Lagerartikel, die nicht lieferbar sind, landen im Auftrag Dauerdefekte. Diesen Auftrag sende ich ein- bis zweimal am Tag. Die entsprechenden Kärtchen liegen in einem mit den Worten Dauerdefekte versehenen Kistchen.
Einige Zeit später erhalten wir die Ware, die bestellt wurde und der Wareneingang wird wiederholt.

SONSTIGE TÄTIGKEITEN
Zwischendurch schaue ich, was in der Freiwahl[5. Hier darf sich der Kunde selber bedienen. In die Freiwahl gehören z. B. Bonbons und Kosmetikprodukte.] aufgefüllt werden muss und ob die Bestände stimmen. Meistens wird schon beim Einräumen der neuen Ware der Bestand geprüft. Dazu klebe ich ein Etikett mit dem laut Computer vorhandenem Bestand auf die Packung. Stimmt der Bestand nicht, wird er direkt korrigiert. Das erspart eine umfangreichere Bestandskontrolle. Trotzdem muss auch diese regelmäßig durchgeführt werden. Vor allem im Übervorrat. Hier hilft eine Liste beim Überprüfen, ob etwas im Übervorrat ist oder nicht. Änderungen werden im Computer eingetragen.
Zum Auffüllen der Freiwahl notiere ich mir die Mengen und Namen der Artikel und entnehme sie aus dem Übervorrat. Ist der Übervorrat für den Artikel leer, wird er im PC ausgetragen.
Auch die Sichtwahl wird regelmäßig aufgefüllt. Das machen entweder die PTA’s oder ich. Das Verfahren ist ähnlich wie beim der Freiwahl, nur, dass hierfür noch die Kärtchen mit den schwarzen Punkten ins Spiel kommen. Diese wurden zuvor beim Verkauf gezogen und in das Übervorratskistchen gesteckt. Wer gerade Zeit hat, nimmt sich das Kistchen und sucht die Artikel im Übervorrat raus. Auch hier müssen nicht mehr vorhandene Artikel im Übervorrat ausgetragen werden. Auch der Punkt wird dann entfernt.
Anrufe entgegennehmen gehört zu den Tätigkeiten aller Mitarbeiter. Viele Kunden bestellen telefonisch etwas oder haben Nachfragen. Bestellungen nehme ich dann auch entgegen. An der Kasse gebe ich sie dann ein. Bei rezeptpflichtigen Artikeln muss vorher mit dem Kunden am Telefon abgeklärt werden, ob das Rezept vorliegt und bei welcher Krankenkasse er ist, ob ein Aut-idem-Kreuzchen[6. das zeigt an, ob die Firma ausgetauscht werden darf oder nicht.] gesetzt ist und ob er befreit ist. Diese Informationen sind wichtig, wenn der Artikel an der Kasse bestellt wird. Denn eventuell hat die Krankenkasse einen Rabattvertrag mit einer anderen Firma, als auf dem Rezept steht.
Spezielle Nachfragen reiche ich an das pharmazeutische Personal weiter.

Manche Kunden, insbesondere ältere, wünschen sich, dass die Bestellung geschickt wird. Die Schicker in fußläufiger Nähe übernehme ich. Dazu haben wir eine bestimmte Uhrzeit. Gegen 17 Uhr gehe ich meistens los. Entweder bezahlen die Kunden vorort oder sie waren vorher in der Apotheke und haben dort bezahlt. Viele ältere Kundinnen, die alleine leben, freuen sich über meinen Besuch und unterhalten sich auch gerne mit mir. Für die Kundinnen ist das eine kleine Abwechslung von ihrem sonstigen Alltag.
Gegen 18:30 wird die Türe abgeschlossen, sofern kein Kunde mehr da ist und ein Arbeitstag geht zu Ende!

Ich hoffe, der Text hat euch gefallen und ihr könnt euch jetzt etwas hinter einer PKA vorstellen!

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